¿Cómo está avanzando Gentalia en la digitalización de sus servicios?

Hace tiempo, en Gentalia entendimos que la digitalización es crucial para lograr la máxima eficacia y eficiencia en todos nuestros procesos, y, en consecuencia, decidimos abordar un proyecto integral de transformación digital de la compañía, con la implicación de todos los departamentos. Como primer paso, acometimos un proyecto de reingeniería de procesos, en el que analizamos nuestros métodos y herramientas de trabajo en un entorno predominantemente analógico, y definimos los nuevos procedimientos y recursos digitales que serían progresivamente implementados, conforme a un calendario minuciosamente programado. En estos momentos, nos encontramos inmersos en ese proceso de transformación digital, y ya hemos conseguido alcanzar importantes hitos en las áreas de explotación, administración, comercial, técnico y legal. Cabe señalar que la transformación digital de Gentalia no la concebimos como un proyecto con un principio y final determinado, sino que lo hemos enfocado como un cambio de cultura, dentro de un ciclo permanente de mejora continua, lo que conlleva la sistemática medición y evaluación de resultados, la observación de tendencias y buenas prácticas que van apareciendo en el sector, y, en consecuencia, la evolución de nuestros procesos y herramientas digitales.

¿Cómo se están transformando los procesos gracias al big data y el IoT?

El big data está suponiendo un cambio drástico en el funcionamiento de la compañía, ya que permite el análisis de situación y resultados de una forma mucho más precisa y dinámica, en base a grandes cantidades de datos, que, con los tradicionales recursos analógicos, éramos incapaces de procesar. Además, nos permite liberar a nuestros equipos de una importante carga administrativa para la recopilación y procesado de datos, y dedicar ese valioso tiempo a tareas de mayor valor añadido.

Por su parte, el IoT nos permite la sensorización y consiguiente automatización de numerosos procesos y tareas. Esto ya lo estamos aplicando en la parametrización y funcionamiento de las instalaciones de los centros comerciales con sistemas de gestión de edificios cada vez más complejos y precisos, con grandes resultados en cuanto a eficiencia energética, reducción de averías e incremento de vida útil de

los equipos. Precisamente, en estos momentos, estamos finalizando un proyecto de monitorización de parámetros de calidad del aire, lo que nos permite disponer de información en tiempo real y adaptar la ventilación a las necesidades de cada momento, con importantes mejoras en el bienestar de nuestros visitantes y con un considerable ahorro energético.

¿Cómo se está avanzando en unos servicios más sostenibles y eficientes?

La sostenibilidad y la eficiencia son dos conceptos íntimamente ligados para Gentalia, siendo principios fundamentales en todas nuestras acciones. Como punto de partida nos basamos en un preciso diagnóstico de nuestro desempeño en las tres vertientes de la sostenibilidad (ambiental, económica y social) y, a partir de ahí desarrollamos estrategias y planes de acción con objetivos claramente definidos. Todo lo anterior, va íntimamente ligado al proceso de digitalización de la compañía ya que es preciso la recopilación y procesado de ingentes cantidades de datos, que nos permiten saber en cada momento en qué punto nos encontramos y cómo orientar nuestros esfuerzos y recursos.

En concreto, respecto a la sostenibilidad, hemos tomado como marco de referencia y acción los ODS (Objetivos de Desarrollo Sostenible) de la ONU, estableciendo diversos indicadores que medimos de manera sistematizada para ver nuestro cumplimiento con dichos objetivos.

¿Cuáles son las principales estrategias para elegir las herramientas más adecuadas para la digitalización del FM?

Un primer aspecto esencial es tener una visión holística de todos los procesos y actividades de la organización, determinando un pool de herramientas y aplicaciones que sea coherente e integrable, de modo que se forme un sistema sólido y bien sincronizado. Si no hay esa visión global de partida, se puede caer en el error de ir seleccionando e implantando distintas aplicaciones de modo inconexo, que, muy probablemente, tendrán una difícil integración y que acabará afectando a muchos procesos por las numerosas redundancias o inconsistencia de datos. En este sentido, recomiendo que la ERP (Enterprise Resource Planning) de la compañía tenga un papel central dentro de ese pool de herramientas por sus funciones troncales para la mayor parte de departamentos.

Otro aspecto de gran relevancia es la propia selección de las herramientas necesarias para suplir las funcionalidades previstas, y, en este punto, se deberá valorar si recurrir a soluciones comerciales ya existentes en el mercado o embarcarnos en un proceso de desarrollo a medida, sopesando los pros y contras de cada una de estas opciones.

¿Qué ventajas tiene la utilización de soluciones comerciales y cuáles crear aplicaciones específicas?

Las soluciones comerciales suelen ser bastante sólidas y estables al estar previamente testadas. Además, reducen los plazos y costes de implantación y suelen contar con servicios de soporte bastante accesibles y profesionalizados. Los desarrollos específicos a medida pueden ofrecer un mayor grado de ajuste a la casuística y necesidades de la compañía, si bien suelen incrementarse los plazos y costes de implantación y no cuentan con el mismo nivel de consistencia y soporte que las soluciones comerciales. A priori no se puede determinar cuál es la mejor opción y los pros de una suelen ser los contras de la otra, de modo que cada empresa deberá valorarlo en función de sus objetivos y condicionantes.

¿Cómo se puede ayudar a los profesionales de la compañía a adaptarse al uso de los nuevas soluciones y procesos?

Un aspecto esencial es la involucración de los futuros usuarios en la identificación, selección, implantación y parametrización de las distintas herramientas, de modo que se sientan partícipes desde los inicios del proyecto y se adapten de la mejor manera a las distintas herramientas. En entornos empresariales en los que, generalmente, conviven distintas generaciones con muy diversa cultura, formación y experiencia digital es muy importante considerar la usabilidad y universalidad de las herramientas, y la formación personalizada, mediante programas adaptados a los distintos perfiles digitales.